Hvis du skal holde møde i Nordsjælland, så kan jeg anbefale flere steder. Men inden jeg gør det, så er der nogle overvejelser, som du skal gøre dig, så jeg ikke sender dig i den forkerte retning!
Overvejelserne
Og hvad der så det for nogle overvejelser? Ja, naturligvis handler de om mødefaciliteterne, som skal danne rammen om dit møde. Det er faktisk en meget vigtig faktor for et vellykket møde. Og ja, nu ved jeg ikke, hvad det er for et møde, du skal arrangere. Er det for en lille eksklusiv gruppe mennesker? Eller er det for et møde, der nærmere ligner en konference med udstillinger, forskellige oplæg og mange forskellige gæster? Er det et internationalt møde, hvor mange af deltagerne ikke er dansktalende?
Tingene skal fungere
Alt efter hvem, og hvor mange, der skal deltage i mødet, så skal mødelokalerne være i orden. Og de skal kunne møde de krav, som deltagerne har. Det kan godt være, at I måske kun er 4 mennesker, der skal deltage i mødet. Men er en af dem udlænding og ikke dansktalende, så har du måske brug for en tolk. Og simultantolkning er altså noget mere effektivt end tolkning via en person, der sidder og hvisker i øret på ham eller hende, der ikke kan dansk. Så der skal være plads til en tolkeboks til en professionel tolk.
Måske er det et stort årligt møde for alle klubbens medlemmer, hvor I skal vedtage nye reglementer, og der måske også skal vælges ny bestyrelse. Så skal de mødefaciliteter, du vælger, være ret store – og der skal være plads til, at deltagerne kan rejse sig og forlade lokalet uden at forstyrre andre, som gerne vil lytte til oplæg. Måske skal du holde et vigtigt forretningsmøde med en enkelt partner. Her kan det være at mødelokalerne, du finder, er for store. Du har brug for et lille lokale, som indgyder fortrolighed.
Forplejningen er vigtig
Uanset hvilken type møde det er, som du skal arrangere, så skal du også overveje forplejningen. Dette er naturligvis en ekstra byrde for budgettet. Det kan være, at du finder mødelokaler, hvor centeret også kan tilbyde mødepakker.
Mødepakker er som regel et sæt måltid, der serveres for mødedeltagerne før, under og efter mødet. Det kan være eksklusive måltider. Det kan være simple madpakker med frugt og økologisk mad.
Du kan finde mødefaciliteter overalt. Skal det være mødelokaler på Sjælland, så skal du dog sørge for, at det er nemt at finde dem, hvis mødedeltagerne kommer fra fx udlandet. Og ja, det kan være, at du også bliver nødt til at give anvisninger på, hvor mødedeltagerne kan finde logi. Det kommer helt an på, hvor længe mødet varer. Spreder det sig over to dage, så er mindst én overnatning nødvendig.
Oftest vil det så også vise sig, at du bliver bedt om at sørge for logi for deltagere, som gerne vil bruge et par ekstra dage her i Danmark – som turister – sammen med deres partner! Så det skal også med i overvejelserne. Måske er det derfor bedst at holde mødet i Nordsjælland, hvor det er nemt at komme fra og til København og Kastrup Lufthavn.